Protokoler, Citra Organisasi dan Standar Penanganan Event

Masih ingat peristiwa marahnya Presiden SBY di Pertamina? Gara-gara kesalahan yang semestinya tidak terjadi, direksi kena semprot. Gara-gara microphone mati urusan jadi runyam. Apakah SBY merasa dilecehkan? Barangkali ya, karena ia adalah seorang kepala negara. Saat presiden akan berbicara, mic mati. Banyak orang yang melihat hal itu. Apakah SBY kecewa? Sudah jelas. Bisa saja beliau anggap jajaran direksi tidak becus, wong untuk urusan “sekelas” mic saja ngga beres. Apakah direksi pertamina merasa malu? So pasti. Mereka tuan rumah, tapi tidak dapat menjaga dignity seorang kepala negara. lalu, bagaimana citra publik terhadap pertamina pasca peristiwa itu? Anda yang dapat menjawabnya.

Kasus keprotokoleran lain yang sangat heboh terjadi saat sidang pelantikan presiden SBY dan Wapres Boediono. Berkali-kali Taufiq Kiemas melakukan kesalahan ucap. Taufiq Kiemas absen menyebut nama mantan Presiden, Habibie yang datang ke acara pelantikan. Padahal, Habibie adalah satu-satunya mantan presiden yang hadir. Untungnya, Habibie tak mempermasahkan kealpaan itu. “It’s ok,” kata Habibie, lalu tersenyum lebar. Tak berhenti sampai itu, saat menyebut nama presiden SBY pun terjadi beberapa kesalahan.

Di bawah ini terdapat beberapa kasus keprotokolan yang terjadi di tingkat lokal. Namun tetap yang namanya kesalahan dalam pelaksanaan acara resmi maupun tidak resmi adalah kesalahan. Dan akibatnya bisa fatal.

Kasus 1

Dalam sebuah acara resmi, seorang tamu merasa kecewa karena ia tidak menempati kursi (kedudukan) yang seharusnya ia peroleh. Apabila ia hanyalah tamu biasa, mungkin saja resikonya tidak terlalu besar. Tetapi, bagaimana apabila ia adalah seorang tamu VIP? Tentunya,  beliau akan mengajukan rasa keberatan, kritik, bahkan yang lebih parah lagi adalah kecaman terhadap lembaga secara keseluruhan. Upaya lembaga untuk menjalin kerjasama dengan pihak yang bersangkutan pun akan berantakan. Citra lembaga akan menjadi buruk  karena hal itu. Lebih berbahaya lagi bila menceritakan betapa buruknya pelayanan lembaga tersebut kepada orang lain dan berlanjut secara terus menerus.

Kasus 2

Dalam acara Temu Nasional Mahasiswa se-Indonesia di Universitas ***, jelang pembukaan acara, panitia belum menghubungi pihak-pihak yang diharapkan hadir dan membuka acara tersebut secara resmi. Ketua panitia, dengan santainya duduk di pelataran parkir sambil merokok. Dengan kaki ditopang ke atas, tampak jelas ia mengenakan sepatu kats putih tanpa kaos kaki. Baju kemejanya tampak kusut dan dibiarkan terbuka. Padahal para peserta yang mengenakan pakaian rapi berjas almamater sedang bergegas menuju ruangan.

Selanjutnya, saat acara pembukaan dilangsungkan, MC yang berasal dari panitia tidak mengetahui siapa yang akan membuka acara secara resmi. Terjadi misunderstanding dengan panitia yang lain. Ia salah menyebutkan nama pejabat yang membuka acara. Para peserta, yakni perwakilan mahasiswa se-Indonesia mencemooh dengan teriakan ”huu…”

———————————————————————

Kasus-kasus di atas kerap muncul dalam sebuah acara yang diselenggarakan tanpa pesiapan matang. Itu terjadi akibat minimnya pengetahuan keprotokoleran dan ketidaksiapan panitia penyelenggara. Yang berbahaya, bila itu adalah sikap kemasabodohan panitia/organisasi akan norma/aturan keprotokolan. Mereka tidak peduli dengan standar aturan dalam sebuah acara. Bagi mereka, yang penting acara terselenggara. Padahal, banyak aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan acara, seperti tata tempat, tata upacara, tata penghormatan, seating arrangement, dll.

Yang perlu diperhatikan dari kasus-kasus di atas, citra merupakan hal yang penting bagi seorang individu dan organisasi. Baik buruknya diri kita, terkait dengan bagaimana kita memperlakukan orang lain. Untuk memperoleh citra yang baik, perlu diingat bahwa, “Kita adalah public relations bagi diri kita dan organisasi masing-masing”. Bukan untuk berpura-pura melayani, menutupi, membohongi atau lips service agar tamu merasa dihormati, namun memang itulah penghormatan kita yang sesungguhnya. Kita memiliki goodwill untuk berperilaku positif dalam semua aktifitas, termasuk dalam menangani acara organisasi. Kita memiliki kewajiban untuk menjaga nama baik organisasi. Pengetahuan dan penerapan norma keprotokoleran akan mempengaruhi citra organisasi.

Citra, image atau gambaran merupakan sesuatu yang optimistik, dan untuk mencapainya perlu usaha dan kerja keras bukan dengan mimpi-mimpi tak berujung dan hampa. Manusia adalah makhluk yang memilik potensi untuk menghimpun sumber daya yang telah dianugerahkan Allah SWT (insting, intuisi, intetegensi, dan kompetensi serta bakat). Kita perlu mengambil inisiatif. untuk mewujudkan citra dirinya melalui usaha sungguh-sungguh, seperti firman Allah dalam Q.S. Al-Ankabut ayat (6) : Waman jahada fainnamaa yujahidu Iinafsihi; “Dan barangsiapa berupaya maka sesungguhnya Ia berupaya untuk dirinya”.

Milikilah komitmen “to do the right thing at the right moment on the right place”. Ia selalu berupaya untuk to act, to behave in conformity with universal standards. Misalnya standar dalam penanganan sebuah acara, standar dalam penyusunan acara, dan standar penyusunan tata tempat (preseance), seperti di bawah ini :

kembali ke halaman utama

Tentang M.E. Fuady

ME. Fuady adalah dosen Fikom Unisba. Penulis memiliki minat pada banyak hal seperti makanan, tempat kuliner, komik, film, musik, dorama, tokusatsu, ilmu komunikasi, public relations, teknologi komunikasi, agama, mistik, supranatural, dan semuanya berbaur dalam blog IMULTIDIMENSI.
Pos ini dipublikasikan di Protokoler. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s