Tools dalam Public Relations Writing

PR Writing merupakan salah satu aktivitas yang paling sering dilakukan oleh PR. Setiap hari pekerjaan seorang PRO adalah menulis. Untuk berkomunikasi dengan publik internal dan eksternal, PR akan membuat berbagai tulisan, mungkin dalam bentuk news, feature, profile, advertorial, analysis, report, dll (jangan lupa, iklan perusahaan juga dapat dibuat oleh PR). Yang paling sering adalah pembuatan press release, counter release, surat pembaca, iklan (advertorial) dan satu lagi yang dimanfaatkan dalam konteks kekinian : blog.

Penulisan PR adalah salah satu dari sekian banyak tools of PR yang sangat efektif untuk membangun kredibilitas perusahaan. Untuk perusahaan yang ingin memenangkan persaingan, apalagi sebuah perusahaan yang belum dikenal, sangat penting membangun “awareness” publik dan kredibilitas melalui berbagai penulisan PR.

1. Press Releasedan VS Advertisement

Kita telah mempelajari dua tipe penulisan PR, yakni Uncontrolled Information dan Controlled Information. Advertisement adalah pesan perusahaan melalui media massa yang dapat dikontrol oleh PR, sementara Press Release tidak. PR practitioners tak dapat mengontrol isi, gaya, penempatan dan waktu pemuatan sebuah press release. Itu semua sepenuhnya berada pada genggaman media/editor. PR tak dapat mengintervensi itu dengan meminta editor menempatkannya di halaman utama, atau memuatnya ASAP dan utuh, jangan diubah, dan sebagainya. Intinya, PR tak mungkin mengontrol itu.

Karena Press Release kemudian tak lagi menjadi sebuah “produk” dari PR, melainkan menjadi berita dari sebuah media, press release menjadi dianggap lebih kredibel dibanding iklan. Media bukanlah kepanjangan tangan/corong dari sebuah perusahaan. So, press release dianggap lebih dipercaya dibandingkan sebuah iklan yang – tentu saja –  PR dapat menempatkannya kapanpun, dimanapun, dengan gaya seperti apapun. Mengapa? Karena iklan itu membayar alias tidak gratis. Selama ada budget untuk itu, perusahaan dapat muncul di media kapanpun.

Banyak pembaca/penonton iklan mengatahui bahwa apa yang mereka lihat terlalu berlebihan (overblown hype). Sekali bilas,  “CLING”, pakaian bersih seketika. Sekali semprot, nyamuk dan serangga mati, “Hmm, segaaar…”, ruangan pun menjadi sangat harum, seolah sangat aman untuk dihirup. Kenyataannya tak seperti itu. Orang bilang, “Ah, iklan..”. Banyak pembaca memilih untuk memercayai sumber-sumber yang independen seperti yang telah saya kemukakan di atas. Pembaca lebih memercayai penulis media, kolomnis, jurnalis, reporter dan penyiar. Kepercayaan yang sama akan diperoleh perusahaan melalui tangan PR yang handal. Di tangannya, sebuah press release yang baik dapat menciptakan kredibilitas perusahaan. Sebuah press release yang baik secara dramatis dapat meningkatkan penjualan, mengekspos perusahaan secara massive, meraih kepercayaan publik, membina hubungan baik dengan publik, memperoleh opini yang favorable, dan meningkatkan citra perusahaan atau produk.

2. Counter Release

Counter release dibuat oleh PR manakala media membuat sebuah pemberitaan yang keliru. Bila ada pemberitaan media yang tidak benar atau mendiskreditkan perusahaan, PR harus membuat counter release agar pemberitaan media berimbang. Bisa saja fakta/data yang disajikan media itu tidak benar dalam arti bukan media yang memanipulasi, tapi pihak yang diberitakan sengaja melakukan itu sehingga PR perlu mengklarifikasi hal tersebut. Namun, bisa pula media memang salah memberitakan karena kesalahan wartawan. Untuk memperbaikinya, buat saja counter release ke media yang dilengkapi data yang lebih akurat oleh PR. Itu langkah yang tepat dibanding meng-“kriminalisasi media”.

3. Surat Pembaca (SP)

Bagi Public Relations, SP merupakan santapan sehari-hari. Mengabaikan SP yang bermuatan keluhan di sebuah media cetak sama halnya merusak citra perusahaan. Barangkali yang menuai untung adalah kompetitor perusahaan. Betapa tidak, para konsumen dan calon konsumen lainnya bisa lari ke pesaing perusahaan. Karena itu, PR tidak bisa menganggap remeh sebuah SP.

Surat pembaca adalah opini yang ditulis pendek dan singkat oleh pembaca berdasarkan fakta (dalam Abdullah, 2001). Surat Pembaca memiliki kekuatan tersendiri dalam membentuk opini khalayak. Karena dianggap mampu mempengaruhi khalayak, banyak pembaca memanfaatkannnya untuk menyampaikan keluhan, protes, ketidakpuasan, maupun informasi lainnya yang biasanya berupa unek-unek dari jelek atau buruknya pelayanan suatu perusahaan. Karena diinformasikan lewat media massa pula, perusahaan yang diprotes itu biasanya langsung memberikan tanggapan, bisa langsung ke penulis SP, atau bisa pula melakukan hak jawab lewat halaman SP yang sama.

Ada pertanyaan yang menggelitik. Bukankan perusahaan dapat mengajukan pihak yang memanipulasi fakta dan memojokkan mereka ke meja pengadilan dengan tuduhan pencemaran nama baik? Ingatlah bahwa tidak semua dari mereka itu sengaja memanipulasi fakta, bisa saja yang terjadi adalah perbedaan persepsi mengenai sebuah fakta. Buat konsumen misalnya, perusahaan X wanprestasi, lalu mereka membuat surat/tulisan ke media atau di social media. Bagi media “bad news is good news”, so wajar saja mereka memberitakannya. Buat perusahaan X, “bad news is not good news” dan ada yang menganggap konsumen yang menulis melakukan pencemaran nama baik, lalu mereka memejahijaukan konsumen itu. Mengajukannya ke pengadilan adalah langkah yang terlalu berlebihan. Hal itu bisa dilakukan bila memang dikategorikan ke dalam fitnah. Bila peristiwa itu memang terjadi dan yang berbeda adalah persepsi atas peristiwa itu, sebaiknya dikomunikasikan saja. Minimal, buatlah counter release.

Jadi, dalam konteks Surat Pembaca, buat klarifikasi atas sebuah keluhan di halaman yang sama, yakni Surat Pembaca. Melalui PR, cukup kirimkan saja jawaban “versi” perusahaan. Memang, kadang-kadang hal ini dirasakan tak cukup layak oleh perusahaan yang (merasa) dirugikan oleh berita media. Kolom pada halaman surat pembaca sangat terbatas,

4. Social Media

Saat ini banyak pengguna internet atau mereka yang melek media digital memanfaatkan media sosial seperti facebook/twitter, media komunitas (seperti kaskus) dan blog untuk mengekspresikan ide/gagasam serta perasaannya. Ada blogger yang menuliskan pengalaman positif dan negatif mengenai apapun yang mereka alami. Bila ada masalah, netizen juga dapat menuliskannya di media sosial.

Pada status “Facebook” dan tweet “Twitter”, pengekspresian luapan emosi penggunanya dibatasi oleh jumlah karakter, tapi pada blog, netizen dapat menulisnya dengan gamblang, gak dibatasi oleh jumlah halaman (paperless).

Oleh karena itu, PR perlu sering berselancar di dunia maya untuk mengetahui apa yang publik/konsumen pikirkan melalui media sosial mereka dan (terutama) blog pribadinya. Bila tulisan mereka tentang perusahaan positif, beruntunglah, anda karena itu adalah sebuah keuntungan yang sangat beasr. Bila testimoninya negatif, carilah cara agar pikiran dan perasaan mereka berubah menjadi positif.

Untuk menjalin hubungan dengan publik, sebaiknya PR memiliki blog pribadi yang dapat berisikan tentang apapun, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan aktivitasnya, setidaknya itu memudahkan siapapun mendapatkan informasi  melalui blog tersebut.

Selamat menulis.. See you..🙂

Tentang M.E. Fuady

ME. Fuady adalah dosen Fikom Unisba. Penulis memiliki minat pada banyak hal seperti makanan, tempat kuliner, komik, film, musik, dorama, tokusatsu, ilmu komunikasi, public relations, teknologi komunikasi, agama, mistik, supranatural, dan semuanya berbaur dalam blog IMULTIDIMENSI.
Pos ini dipublikasikan di Writing for PR. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s